Privatlivspolitik

Blixtgo Agency AB, svensk organisationsnummer 559069-9038, Drottninggatan 6A, 212 11 Malmö, Sverige, leverer tjenesten Blixtflow og hjemmesiden blixtflow.com. Vi er dataansvarlige for den behandling, der er beskrevet i denne politik.

Send spørgsmål om databeskyttelse til hello@blixtflow.com. Vi svarer normalt inden for en uge og senest inden for en måned.

Det er vigtigt at skelne mellem to situationer:

• Vi er dataansvarlige for oplysninger om besøgende på hjemmesiden, personer, der kontakter os, vores kunders kontaktpersoner og Brugere (for eksempel konto, login, fakturering og support) samt for, hvordan vores egen tjeneste fungerer og beskyttes.
• Vi er databehandler, når en virksomhed bruger Blixtflow til at kommunikere med sine kunder. Hvis du har mailet, chattet, ringet eller sendt SMS til en virksomhed, der bruger Blixtflow, er den virksomhed dataansvarlig for dine oplysninger. Vi behandler dem kun efter virksomhedens instruks og i henhold til vores databehandleraftale. Vil du udøve dine rettigheder i den situation, så kontakt først virksomheden – vi hjælper gerne virksomheden med at svare dig.

Vi indsamler ikke lokationsdata, kontakter fra din telefon eller følsomme personoplysninger (såsom helbredsoplysninger) til vores egne formål.

Hvor vi bygger på legitim interesse, har vi afvejet vores interesse mod dit privatliv og vurderet, at vores interesse vejer tungest. Du har ret til at gøre indsigelse – se afsnittet om dine rettigheder.

Når virksomheder bruger Blixtflow, omfatter de behandlede data e-mails, chatbeskeder, SMS, beskeder via WhatsApp, Messenger og Instagram, opkald med optagelser og transskriptioner, kontaktoplysninger, ordrer, bookinger og vedhæftede filer. Virksomheden bestemmer, hvilke kanaler der tilknyttes, og hvor længe data opbevares.

Vi behandler disse data udelukkende som databehandler i henhold til databehandleraftalen. Vi ser ikke på indholdet, medmindre det er nødvendigt for at løse en supportsag, som kunden har bedt om, og i så fald via en logget supporttilstand.

Blixtflow har AI-funktioner som AI-receptionisten, chatbotten, svarforslag og opsummeringer. For dem gælder:

• Personnumre, kortnumre og IBAN-numre maskeres automatisk, før tekst sendes til AI-tjenesten.
• Data, der sendes til AI-behandling, bruges kun til at lave svaret til kunden – ikke til at træne generelle AI-modeller, hverken af os eller af vores AI-leverandører.
• AI'en træffer ingen afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelige følger for dig (art. 22 GDPR).
• Virksomheder, der bruger AI-receptionisten eller chatbotten, skal fortælle deres kunder, at de taler med en AI.

Hvis du tilknytter din Google Kalender til Blixtflow, får Blixtflow – med din udtrykkelige godkendelse via Google-login – adgang til de data, som tilladelserne nedenfor omfatter, og intet andet. Blixtflow bruger kun Googles API'er til Google Kalender.

Hvad vi får adgang til og hvorfor

• Kalenderens begivenheder (calendar.events) i den kalender, du vælger – for at oprette, flytte og aflyse de møder, der bookes i Blixtflow (fra en sag eller af AI-receptionisten), og vise dine eksisterende begivenheder ved siden af dem.
• Listen over dine kalendere (calendar.calendarlist.readonly) – så du kan vælge, hvilken kalender Blixtflow skal bruge.
• Ledig eller optaget (calendar.freebusy) – så ingen møder dobbeltbookes. Kun tidspunkterne læses, aldrig hvad begivenhederne indeholder.
• Kontoens e-mailadresse (openid, email) – for at vise, hvilken Google-konto der er tilknyttet.

Gmail som e-mailkanal: en virksomhed kan tilknytte en Gmail-adresse som e-mailkanal i indbakken. Det sker med adressens egne e-mailindstillinger (IMAP og SMTP med en app-adgangskode, som virksomheden selv opretter hos Google) – ikke via Googles API'er og ikke via login ovenfor. Sådanne e-mails behandles som alle andre e-mails i Tjenesten, se Data i vores kunders sager.

Sådan bruger, opbevarer og deler vi data

• Data bruges kun til at levere de kalenderfunktioner i Blixtflow, som du ser og bruger.
• Begivenheder, der hentes fra Google, gemmes ikke i Blixtflow. De holdes i en kort cache (højst 90 sekunder), mens kalenderen vises. Det, der gemmes, er de møder, der er booket i Blixtflow, og deres id hos Google, så ændringer kan spejles begge veje.
• Adgangstokens opbevares krypteret.
• Data deles ikke med tredjeparter, undtagen med de underdatabehandlere, der er nødvendige for at drive Tjenesten, når loven kræver det, eller med dit udtrykkelige samtykke.
• Data bruges aldrig til annoncering, sælges aldrig og bruges ikke til at træne generelle AI- eller maskinlæringsmodeller.
• Intet menneske læser data, undtagen når du udtrykkeligt har bedt os om det (for eksempel i en supportsag), når det er nødvendigt af sikkerhedshensyn, eller for at overholde loven.

Blixtflows brug og overførsel til andre apps af oplysninger modtaget fra Google API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Du kan til enhver tid afbryde Google Kalender i Blixtflow under Integrationer → Google Kalender (eller i kalenderens indstillinger) eller fjerne Blixtflows adgang på myaccount.google.com/permissions. Når du afbryder i Blixtflow, tilbagekaldes adgangen hos Google, nøglerne slettes med det samme, og cachen tømmes. Møder, der er booket i Blixtflow, bliver i Blixtflow og i din kalender, men spejles ikke længere.

Hvis en virksomhed tilknytter en Facebook-side, en Instagram-konto eller WhatsApp Business til Blixtflow, behandler vi beskeder, kommentarer, afsenderens navn og profilbillede samt billeder og vedhæftede filer, så de kan vises og besvares i indbakken. Hvis virksomheden udgiver opslag via Blixtflow, sendes tekst og billeder til Meta til offentliggørelse.

Data bruges kun til at levere disse funktioner. Virksomheden kan afbryde forbindelsen til kontoen i Blixtflow eller i Metas indstillinger. Vejledning i at slette data findes i afsnittet Slet dine data.

Hvis en virksomhed forbinder sin Fortnox-konto med Blixtflow, får vi efter godkendelse i Fortnox’ eget login adgang til virksomhedsoplysninger (virksomhedens navn og organisationsnummer), kunder (søge, vise og oprette kunder) og fakturaer (vise fakturaer og fakturaens PDF og oprette fakturakladder). Vi læser ikke bogføring, løn, leverandørfakturaer eller bankoplysninger.

Oplysningerne hentes, når en medarbejder åbner en sag, for at vise den kunde, sagen handler om, og kundens fakturaer. De mellemlagres krypteret i højst fem minutter. Permanent gemmes kun tilknytningen mellem en kontakt og Fortnox-kundens nummer samt en intern note, når en medarbejder opretter en kunde eller en fakturakladde. Nøglerne fra Fortnox gemmes krypteret. Oplysningerne bruges kun til at levere funktionen til den virksomhed, der har forbundet kontoen, sælges aldrig og bruges ikke til reklame eller til at træne AI-modeller. Virksomheden afbryder forbindelsen under Integrationer → Fortnox, og så slettes nøglerne straks.

Mobilappen indsamler ingen statistik og indeholder ingen trackere. Når du logger ind, sendes enhedens navn, model, platform og appversion til os, så du kan se dine enheder og logge dem ud. Hvis du tillader notifikationer, oprettes et push-token, som bruges til at levere notifikationer via Expo og Apple (iPhone) eller Google (Android). Notifikationers indhold kan skjules på låseskærmen.

Dit login gemmes krypteret i telefonens sikre lager, og data, der mellemlagres til offlinebrug, er krypteret. Alt fjernes fra telefonen, når du logger ud. Appen beder kun om adgang til kamera og billeder, når du vil vedhæfte en fil.

Vi sælger aldrig personoplysninger. Vi deler dem kun, når det er nødvendigt:

• Underdatabehandlere, der hjælper os med at drive Tjenesten, for eksempel hosting, e-mail, SMS, notifikationer og AI. Den aktuelle liste findes på siden Underdatabehandlere. Alle er bundet af aftaler, der beskytter data.
• Tjenester, du selv tilknytter, for eksempel Google, Microsoft, Meta, Fortnox eller en webshop. Deres vilkår og privatlivspolitikker gælder da også.
• Myndigheder og andre, når loven kræver det, eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
• Ved en virksomhedsoverdragelse til en køber, der fortsætter med at behandle data i henhold til denne politik.

Vi tilstræber at behandle personoplysninger inden for EU/EØS. Nogle underdatabehandlere kan behandle data i lande uden for EU/EØS, for eksempel USA. I så fald sikrer vi, at overførslen er lovlig via en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau fra Europa-Kommissionen (såsom EU-US Data Privacy Framework for certificerede virksomheder) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, suppleret med yderligere garantier, hvor det er nødvendigt. Siden Underdatabehandlere viser, hvor hver underdatabehandler behandler data, og hvilken garanti der gælder.

• Krypteret overførsel (HTTPS/TLS) og kryptering af nøgler og vedhæftede filer.
• Adgangskoder gemmes med Argon2id og logintokens kun som hashes.
• Totrinsbekræftelse, spærring efter gentagne mislykkede loginforsøg og automatisk logud ved inaktivitet.
• Rollebaseret adgang, private kanaler og fuld adskillelse mellem forskellige virksomheders data.
• E-mails vises isoleret, og sporingspixels blokeres som standard.
• Afspilning af opkaldsoptagelser logges.

Hvis der alligevel sker et brud på persondatasikkerheden, som kan udgøre en risiko for dig, anmelder vi det til den svenske databeskyttelsesmyndighed (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY) inden for 72 timer og underretter dig, når det kræves.

Efter GDPR har du ret til

• indsigt i dine oplysninger,
• berigtigelse af urigtige oplysninger,
• sletning af oplysninger (»retten til at blive glemt«), når de ikke længere er nødvendige, eller behandlingen mangler retsgrundlag,
• begrænsning af behandlingen, for eksempel mens en indsigelse vurderes,
• indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse og altid mod direkte markedsføring,
• dataportabilitet – at modtage oplysninger, du har givet, i et maskinlæsbart format, og
• tilbagekaldelse af samtykke, hvor behandlingen bygger på samtykke, uden at det påvirker behandling, der allerede har fundet sted.

Send din anmodning til hello@blixtflow.com. Vi kan have brug for at bekræfte din identitet. Vi svarer inden for en måned; i komplicerede sager kan fristen forlænges med yderligere to måneder, og i så fald giver vi dig besked.

Sådan får du dine data slettet:

• Blixtflow-brugere: log ind og vælg Konto → Slet konto (i appen: Mere → Sikkerhed → Slet konto). Din konto og dine personoplysninger slettes. Samtaler, du har arbejdet med, tilhører din virksomhed og bliver hos virksomheden.
• Virksomheder (kunder): en administrator kan opsige abonnementet og anmode om sletning af hele arbejdsområdet. Data slettes senest 30 dage efter aftalens ophør.
• Tilknyttet Google Kalender: afbryd den under Integrationer → Google Kalender. Adgangen tilbagekaldes, og nøglerne slettes med det samme – begivenheder fra Google gemmes aldrig i Blixtflow.
• Tilknyttede Meta-konti (Facebook, Instagram, WhatsApp) og e-mailkanaler: afbryd dem under Indstillinger → Kanaler. Hentede data slettes inden for 30 dage, medmindre virksomheden har valgt at beholde samtalehistorikken.
• Forbundet Fortnox-konto: afbryd forbindelsen under Integrationer → Fortnox. Nøglerne og de mellemlagrede oplysninger slettes straks. Tilknytninger mellem kontakter og Fortnox-kunder slettes, når arbejdsområdet slettes.
• Hvis du har kontaktet en virksomhed, der bruger Blixtflow: kontakt virksomheden, som er ansvarlig for dine oplysninger. Du kan også skrive til os, så videresender vi din anmodning.
• Alle andre: send en e-mail til hello@blixtflow.com med emnet »Slet mine data«, og oplys den e-mailadresse eller det telefonnummer, det drejer sig om.

Vi bekræfter sletningen inden for 30 dage. Oplysninger, vi er lovpligtige at opbevare, såsom regnskabsmateriale, slettes, når opbevaringsperioden er udløbet.

På hjemmesiden blixtflow.com bruger vi statistik- og markedsføringsværktøjer – men kun hvis du accepterer dem i cookiebanneret (retsgrundlag: samtykke, art. 6, stk. 1, litra a, GDPR). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Selve tjenesten bruger kun nødvendige cookies. Værktøjerne er oplistet i vores cookiepolitik.

Besøgsstatistik uden cookies – kun med dit samtykke: hvis du accepterer statistik i cookiebanneret, tæller webstedet selv sine besøg – hvilke sider der vises, hvor den besøgende kom fra, sidens sprog, omtrentligt land (ud fra browserens tidszone), enhedstype og hvor længe siden blev vist. Der sættes ingen cookies, og ingen IP-adresse gemmes. Den samme besøgende genkendes i højst et døgn med en anonym kode, der skifter hver nat og ikke kan føres tilbage til dig. Intet sendes til tredjeparter. Siger du nej, tælles dit besøg slet ikke. Har du Do Not Track eller Global Privacy Control slået til, tælles dit besøg heller ikke.

Bevis for dit valg: hvert valg i cookiebanneret gemmes hos os sammen med et tilfældigt samtykke-ID (det står i dine cookieindstillinger), tidspunkt, hvad du valgte, bannerets version, siden og browsertypen – ingen IP-adresse, intet navn. Sådan kan vi dokumentere, at samtykke er givet (GDPR art. 7, stk. 1). Oplysningerne slettes efter 24 måneder.

Blixtflow er en tjeneste til virksomheder og er ikke rettet mod børn. Vi indsamler ikke bevidst personoplysninger om børn under 16 år til vores egne formål.

Hvis du er utilfreds, så kontakt os først, så forsøger vi at løse det. Du har altid ret til at klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, SE-104 20 Stockholm, Sverige, www.imy.se, eller til databeskyttelsesmyndigheden i det EU-land, hvor du bor eller arbejder.

Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændres, eller loven kræver det. Dato og version står øverst. Ved væsentlige ændringer informerer vi kunder og Brugere via e-mail eller i Tjenesten, før ændringen træder i kraft.