Integritetspolicy

Blixtgo Agency AB, organisationsnummer 559069-9038, Drottninggatan 6A, 212 11 Malmö, Sverige, tillhandahåller tjänsten Blixtflow och webbplatsen blixtflow.com. Vi är personuppgiftsansvariga för den behandling som beskrivs i denna policy.

Frågor om dataskydd skickar du till hello@blixtflow.com. Vi svarar normalt inom en vecka och senast inom en månad.

Det är viktigt att skilja på två situationer:

• Vi är personuppgiftsansvariga för uppgifter om besökare på webbplatsen, om de som kontaktar oss, om våra kunders kontaktpersoner och Användare (till exempel konto, inloggning, fakturering och support) samt om hur vår egen tjänst fungerar och skyddas.
• Vi är personuppgiftsbiträde när ett företag använder Blixtflow för att kommunicera med sina kunder. Om du har mejlat, chattat, ringt eller skickat sms till ett företag som använder Blixtflow är det företaget som är personuppgiftsansvarigt för dina uppgifter. Vi behandlar dem bara enligt företagets instruktioner och vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Vill du utöva dina rättigheter i det fallet ska du i första hand vända dig till företaget – vi hjälper det gärna att svara dig.

Vi samlar inte in platsdata, kontakter från din telefon eller känsliga personuppgifter (till exempel hälsa) för våra egna ändamål.

När vi stöder oss på berättigat intresse har vi gjort en avvägning och bedömt att vårt intresse väger tyngre än intrånget i din integritet. Du har rätt att invända – se avsnittet om dina rättigheter.

När företag använder Blixtflow behandlas bland annat e-post, chattmeddelanden, sms, meddelanden via WhatsApp, Messenger och Instagram, samtal med inspelning och transkribering, kontaktuppgifter, ordrar, bokningar och bifogade filer. Företaget bestämmer vilka kanaler som kopplas och hur länge uppgifterna sparas.

Vi behandlar dessa uppgifter endast som personuppgiftsbiträde, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Vi tittar inte på innehållet annat än när det behövs för att lösa ett supportärende som kunden bett om, och då via ett loggat supportläge.

Blixtflow har AI-funktioner som AI-receptionisten, chatboten, svarsförslag och sammanfattningar. För dessa gäller:

• Personnummer, kortnummer och IBAN maskeras automatiskt innan text skickas till AI-tjänsten.
• Uppgifter som skickas för AI-behandling används bara för att skapa svaret till kunden – inte för att träna generella AI-modeller, varken av oss eller av våra AI-leverantörer.
• AI:n fattar inga beslut med rättsliga följder eller liknande betydande effekter för dig (art. 22 GDPR).
• Företag som använder AI-receptionisten eller chatboten ska tala om för sina kunder att de pratar med en AI.

Om du kopplar din Google Kalender till Blixtflow får Blixtflow, med ditt uttryckliga godkännande via Googles inloggning, åtkomst till de uppgifter som behörigheterna nedan avser – inget annat. Blixtflow använder Googles API:er bara för Google Kalender.

Vad vi får åtkomst till och varför

• Kalenderns händelser (calendar.events) i den kalender du väljer – för att skapa, flytta och avboka de möten som bokas i Blixtflow (från ett ärende eller av AI-receptionisten) och visa dina befintliga händelser bredvid dem.
• Listan över dina kalendrar (calendar.calendarlist.readonly) – så att du kan välja vilken kalender Blixtflow ska använda.
• Ledig eller upptagen (calendar.freebusy) – så att inga möten dubbelbokas. Bara tiderna läses, aldrig vad händelserna innehåller.
• Kontots e-postadress (openid, email) – för att visa vilket Google-konto som är kopplat.

Gmail som e-postkanal: ett företag kan koppla en Gmail-adress som e-postkanal i inkorgen. Det görs med adressens egna e-postinställningar (IMAP och SMTP med ett applösenord som företaget själv skapar hos Google) – inte via Googles API:er och inte via inloggningen ovan. Sådan e-post behandlas som all annan e-post i Tjänsten, se Uppgifter i kundernas ärenden.

Hur vi använder, lagrar och delar uppgifterna

• Uppgifterna används enbart för att tillhandahålla de kalenderfunktioner i Blixtflow som du ser och använder.
• Händelser som hämtas från Google sparas inte i Blixtflow. De hålls i en kort cache (högst 90 sekunder) medan kalendern visas. Det som sparas är de möten som bokats i Blixtflow och deras id hos Google, så att ändringar kan speglas åt båda hållen.
• Åtkomstnycklarna (token) lagras krypterade.
• Uppgifterna delas inte med tredje part, förutom med de underbiträden som behövs för att driva Tjänsten, när det krävs enligt lag, eller med ditt uttryckliga samtycke.
• De används aldrig för reklam, säljs aldrig och används inte för att träna generella AI- eller maskininlärningsmodeller.
• Ingen människa läser uppgifterna, utom när du uttryckligen bett om det (till exempel i ett supportärende), när det krävs av säkerhetsskäl eller för att följa lag.

Blixtflows användning och överföring av information som tas emot från Googles API:er till andra appar följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

Du kan när som helst koppla bort Google Kalender i Blixtflow under Integrationer → Google Kalender (eller i kalenderns inställningar), eller ta bort Blixtflows åtkomst på myaccount.google.com/permissions. När du kopplar bort i Blixtflow återkallas åtkomsten hos Google, nycklarna raderas direkt och cachen töms. Möten som bokats i Blixtflow finns kvar i Blixtflow och i din kalender men speglas inte längre.

Om ett företag kopplar en Facebook-sida, ett Instagram-konto eller WhatsApp Business till Blixtflow behandlar vi meddelanden, kommentarer, avsändarens namn och profilbild samt bilder och bilagor, för att de ska visas och kunna besvaras i inkorgen. Om företaget publicerar inlägg via Blixtflow skickas text och bilder till Meta för publicering.

Uppgifterna används bara för att tillhandahålla dessa funktioner. Företaget kan koppla bort kontot i Blixtflow eller i Metas inställningar. Instruktioner för att radera uppgifter finns i avsnittet Radera dina uppgifter.

Om ett företag kopplar sitt Fortnox-konto till Blixtflow får vi, efter godkännande i Fortnox egen inloggning, behörighet till företagsinformation (företagets namn och organisationsnummer), kunder (söka, visa och skapa kunder) och fakturor (visa fakturor och fakturans PDF och skapa fakturautkast). Vi läser inte bokföring, lön, leverantörsfakturor eller bankuppgifter.

Uppgifterna hämtas när en medarbetare öppnar ett ärende, för att visa den kund ärendet gäller och kundens fakturor. De mellanlagras krypterat i högst fem minuter. Sparas permanent gör bara kopplingen mellan en kontakt och Fortnox-kundens nummer samt en intern anteckning när en medarbetare skapar en kund eller ett fakturautkast. Nycklarna från Fortnox lagras krypterade. Uppgifterna används bara för att tillhandahålla funktionen åt det företag som kopplat kontot, säljs aldrig och används inte för reklam eller för att träna AI-modeller. Företaget kopplar från under Integrationer → Fortnox, och då raderas nycklarna direkt.

Om ett företag kopplar sitt Spiris-konto (Bokföring & Fakturering) till Blixtflow får vi, efter godkännande i Spiris egen inloggning, behörighet till försäljning: företagets namn och organisationsnummer, kunder (söka, visa och skapa kunder), kundfakturor (visa fakturor och fakturans PDF) och fakturautkast. Vi läser inte bokföring, lön, leverantörsfakturor eller bankuppgifter.

Uppgifterna hämtas när en medarbetare öppnar ett ärende, för att visa den kund ärendet gäller och kundens fakturor. De mellanlagras krypterat i högst fem minuter. Sparas permanent gör bara kopplingen mellan en kontakt och Spiris-kunden samt en intern anteckning när en medarbetare skapar en kund eller ett fakturautkast. Nycklarna från Spiris lagras krypterade. Uppgifterna används bara för att tillhandahålla funktionen åt det företag som kopplat kontot, säljs aldrig och används inte för reklam eller för att träna AI-modeller. Företaget kopplar från under Integrationer → Spiris, och då raderas nycklarna direkt.

Mobilappen samlar inte in statistik och innehåller inga spårare. När du loggar in skickas enhetens namn, modell, plattform och appversion till oss så att du kan se och logga ut dina enheter. Om du tillåter notiser skapas en push-token som används för att leverera notiser via Expo och Apple (iPhone) eller Google (Android). Notisernas innehåll kan döljas på låsskärmen.

Inloggningen sparas krypterat i telefonens säkra lagring och data som cachas för användning utan uppkoppling krypteras. Allt tas bort från telefonen när du loggar ut. Appen ber bara om kamera och bilder när du själv vill bifoga en fil.

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem bara när det behövs:

• Underbiträden som hjälper oss att driva Tjänsten, till exempel drift, e-post, sms, notiser och AI. Aktuell lista finns på sidan Underbiträden. Alla har avtal som skyddar uppgifterna.
• Tjänster du själv kopplar, till exempel Google, Microsoft, Meta, Fortnox eller en webbutik. Då gäller även deras villkor och integritetspolicyer.
• Myndigheter och andra när lag kräver det, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Vid företagsöverlåtelse till en köpare som fortsätter att behandla uppgifterna enligt denna policy.

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Vissa underbiträden kan behandla uppgifter i länder utanför EU/EES, till exempel USA. Då säkerställer vi att överföringen är laglig genom EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (till exempel EU–US Data Privacy Framework för certifierade företag) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder vid behov. På sidan Underbiträden anges var varje underbiträde behandlar uppgifter och vilken skyddsåtgärd som gäller.

• Krypterad överföring (HTTPS/TLS) och kryptering av nycklar och bilagor.
• Lösenord lagras med Argon2id och inloggningstoken bara som hash.
• Tvåstegsverifiering, låsning efter upprepade felaktiga inloggningar och utloggning vid inaktivitet.
• Rollbaserad behörighet, privata kanaler och fullständig isolering mellan olika företags data.
• E-post visas isolerat och spårpixlar blockeras som standard.
• Uppspelning av samtalsinspelningar loggas.

Om en personuppgiftsincident ändå inträffar som kan medföra risker för dig anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar och informerar dig när det krävs.

Enligt GDPR har du rätt att

• få tillgång till dina uppgifter (registerutdrag),
• rätta felaktiga uppgifter,
• radera uppgifter (”rätten att bli bortglömd”) när de inte längre behövs eller behandlingen saknar grund,
• begränsa behandlingen, till exempel medan en invändning prövas,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse, och alltid mot direktmarknadsföring,
• dataportabilitet – få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format, och
• återkalla samtycke när behandlingen bygger på samtycke, utan att det påverkar behandling som redan skett.

Skicka din begäran till hello@blixtflow.com. Vi kan behöva bekräfta din identitet. Vi svarar inom en månad; i komplicerade fall kan tiden förlängas med ytterligare två månader, och då meddelar vi dig.

Så här får du dina uppgifter raderade:

• Användare av Blixtflow: logga in och välj Konto → Radera kontot (i appen: Mer → Säkerhet → Radera kontot). Kontot och dina personliga uppgifter raderas. Ärenden som du arbetat med tillhör ditt företag och finns kvar hos företaget.
• Företag (kunder): en administratör kan säga upp abonnemanget och begära att hela arbetsytan raderas. Data raderas senast 30 dagar efter att avtalet upphört.
• Kopplad Google Kalender: koppla bort den under Integrationer → Google Kalender. Åtkomsten återkallas och nycklarna raderas direkt – händelser från Google sparas aldrig i Blixtflow.
• Kopplade Meta-konton (Facebook, Instagram, WhatsApp) och e-postkanaler: koppla bort dem under Inställningar → Kanaler. Hämtade uppgifter raderas inom 30 dagar, om inte företaget valt att spara ärendehistoriken.
• Kopplat Fortnox-konto: koppla från under Integrationer → Fortnox. Nycklarna och de mellanlagrade uppgifterna raderas direkt. Kopplingar mellan kontakter och Fortnox-kunder raderas när arbetsytan raderas.
• Du som kontaktat ett företag som använder Blixtflow: kontakta företaget, som är ansvarigt för dina uppgifter. Du kan också skriva till oss så vidarebefordrar vi din begäran.
• Alla andra: mejla hello@blixtflow.com med ämnet ”Radera mina uppgifter” och ange den e-postadress eller det telefonnummer det gäller.

Vi bekräftar raderingen inom 30 dagar. Uppgifter som vi enligt lag måste spara, till exempel bokföring, raderas när lagringstiden gått ut.

På webbplatsen blixtflow.com använder vi verktyg för analys och marknadsföring – men bara om du godkänner det i cookierutan (rättslig grund: samtycke, art. 6.1 a GDPR). Du kan återkalla samtycket när som helst. I själva tjänsten används bara nödvändiga cookies. Vilka verktyg det gäller står i vår cookiepolicy.

Besöksstatistik utan cookies – bara med ditt samtycke: om du godkänner statistik i cookierutan räknar webbplatsen sina besök själv – vilka sidor som visas, varifrån besökaren kom, sidans språk, ungefärligt land (från webbläsarens tidszon), typ av enhet och hur länge sidan visades. Inga cookies sätts och ingen IP-adress sparas. Samma besökare känns igen under högst ett dygn med en anonym kod som byts varje natt och inte går att föra tillbaka till dig. Inget skickas till tredje part. Säger du nej räknas ditt besök inte alls. Har du Do Not Track eller Global Privacy Control påslaget räknas ditt besök inte heller.

Bevis på ditt val: varje val i cookierutan sparas hos oss med ett slumpat samtyckes-id (det står i dina cookieinställningar), tid, vad du valde, rutans version, sidan och typ av webbläsare – ingen IP-adress, inget namn. Det är så vi kan visa att samtycke getts (GDPR art. 7.1). Uppgifterna raderas efter 24 månader.

Blixtflow är en tjänst för företag och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter om barn under 16 år för våra egna ändamål.

Hör gärna av dig till oss först om du är missnöjd, så försöker vi lösa det. Du har alltid rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, www.imy.se, eller till dataskyddsmyndigheten i det EU-land där du bor eller arbetar.

Vi uppdaterar policyn när vår behandling ändras eller lagen kräver det. Datum och version står överst. Vid väsentliga ändringar informerar vi kunder och Användare via e-post eller i Tjänsten innan ändringen börjar gälla.